Zebranie roczne we wspólnocie mieszkaniowej to ważne wydarzenie. W trakcie spotkania mieszkańców zapadają bowiem najważniejsze decyzje - o wysokości zaliczek, absolutorium dla zarządu, czy też remontach. Kto o tym decyduje i na jakich zasadach?
Wspólnoty mieszkaniowe funkcjonują na podstawie przepisów ustawy o własności lokali, która przewiduje, że w pierwszym kwartale każdego roku właściciele mieszkający w danej wspólnocie powinni się spotkać na rocznym zebraniu (art. 30 ust. 1 pkt 3). W trakcie zebrania zapadają najważniejsze decyzje dotyczące wspólnoty w danym roku.
Kto i kiedy zwołuje zebranie?
Zebranie roczne we wspólnocie mieszkaniowej zwołuje zarząd wspólnoty, najczęściej za pośrednictwem zarządcy nieruchomości. Zebranie roczne jest obowiązkowe i powinno odbyć się raz na rok – w terminie do końca marca.
Prawnym obowiązkiem spoczywającym na zarządzie wspólnoty lub zarządcy danej nieruchomości jest zwołanie rocznego zebrania członków wspólnoty. Zanim to jednak nastąpi każdy członek wspólnoty musi otrzymać:
- pisemne zawiadomienie z określeniem daty, godziny i miejsca zebrania
- projekty dokumentów, które zostaną na zebraniu przedłożone, w tym:
– sprawozdanie zarządu wspólnoty z prac za poprzedzający rok kalendarzowy (ze sprawozdaniem finansowym)
– uchwała udzielająca absolutorium zarządowi za działania w roku poprzedzającym
– roczny plan zarządzania nieruchomością w częściach wspólnych na rok bieżący (z określeniem planowanych kosztów zarządu)
– inne projekty uchwał (np. zgłoszone przez członków wspólnoty).
Tematy obowiązkowe na zebraniu
Wspomniana wcześniej ustawa o własności lokali zawiera wykaz spraw, które obowiązkowo powinny znaleźć się w porządku obrad zebrania (art. 30 ust. 2). Należy do nich:
- uchwalanie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
- ocena pracy zarządu, jego sprawozdanie i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium.
Wykaz spraw, którymi zajmują się właściciele w trakcie rocznego zebrania, nie jest zamknięty i określony przepisami. W porządku obrad mogą znaleźć się więc inne punkty, które są istotne dla członków wspólnoty mieszkaniowej. Najczęściej w trakcie zebrań rocznych podejmowane są więc kwestie dotyczące remontów i inwestycji.
Zasady podejmowania uchwał
Decyzje we wspólnocie podejmowane są w formie uchwał. Liczba członków wspólnoty mieszkaniowej na rocznym zebraniu nie ma znaczenia. W przypadku, gdy na zebranie przyjdzie garstka właścicieli nie oznacza to, że nie uda się podjąć żadnej uchwały. Uchwały podejmuje się bowiem na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów.
Niezależnie od drogi podejmowania uchwał decyduje większość głosów – musi ich być ponad 50 proc. udziałów. Nie ma jednak tak, że każdej osobie przypada jeden głos. Głosuje się bowiem udziałami w nieruchomości wspólnej. Im wyższy udział w nieruchomości wspólnej, tym więcej głosów ma dany właściciel. O wysokości swojego udziału można się dowiedzieć z umowy notarialnej sprzedaży lokalu oraz z księgi wieczystej.
Zarząd wspólnoty, gdy wszyscy właściciele nie stawili się na zebraniu, może brakujące głosy uzyskać w trybie ich indywidualnego zbierania. Chodząc od mieszkania do mieszkania zarząd zbiera podpisy od właścicieli lub dostarcza im się projekt uchwały z prośbą o zwrot z oddanym głosem za lub przeciw.
Możliwe jest jednak nie tylko głosowanie udziałami. Przepisy przewidują, że właściciele posiadający co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą zmienić tryb głosowania w danej sprawie i zadecydować, że każdemu z właścicieli przysługuje tylko jeden głos.
Przebieg zebrania wspólnoty mieszkaniowej
Przepisy nic określają porządku obrad na zebraniu rocznym. Nie narzucają także tego kto je prowadzi, protokołuje, a także jak ma wyglądać protokół i jak przechowywać sporządzoną na zebraniu dokumentację. Ze względów organizacyjnych i formalnych wskazane jest jednak, aby zebranie miało przewodniczącego i protokolanta.
Głosowanie może natomiast odbywać się poprzez podniesienie ręki przez właścicieli obecnych na sali, po czym w protokole umieszcza się notatkę z wyników głosowania. Można również składać podpisy pod projektem uchwały i w ten sposób oddawać głos.
Najczęściej, zanim jeszcze podejmowane są uchwały, na początku zebrania członkowie zarządu informują o swojej działalności w roku ubiegłym, składają sprawozdanie finansowe oraz odpowiadają na pytania właścicieli dotyczące projektów uchwał. Następnie właściciele głosują nad udzieleniem absolutorium zarządowi, a także sprawozdaniem finansowym za poprzedni rok oraz planem gospodarczym na rok bieżący i wysokością opłat na pokrycie kosztów zarządu i zaliczek. Dopiero później podejmowane są decyzje w sprawie pozostałych projektów uchwał dołączonych do porządku obrad.
Warto pamiętać, że udzielenie absolutorium zarządowi jest formą akceptacji przez właścicieli lokali działalności zarządu w danym roku i jednocześnie przyzwoleniem do dalszego sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Natomiast jeśli absolutorium nie zostanie udzielone to nie jest to równoznaczne z odwołaniem zarządu. W tym celu właściciele lokali muszą podjąć uchwałę.
O przebiegu zebrania wspólnoty mieszkaniowej decydują dobre praktyki zarządów wspólnot oraz licencjonowanych zarządców. Stąd też w praktyce zebranie przebiega najczęściej w następujący sposób:
- na przewodniczącego zebrania wybiera się przedstawiciela zarządcy nieruchomości lub członka zarządu wspólnoty
- prezentowany jest porządek zebrania
- przedstawiane jest sprawozdanie zarządu lub zarządcy za poprzedni rok
- odczytywane są projekty uchwał (w kolejności zgodnej z porządkiem zebrania)
- wnioskodawcy i członkowie wspólnoty dyskutują na temat projektów uchwał
- przeprowadza się głosowanie (zgodnie z określonym sposobem)
- informuje się o wynikach głosowania w sprawie uchwał
- zamknięcie zebrania rocznego
